Системата е подходяща за всички компании, които се стремят към оптимизация на времето и ресурсите си. Едно от основните предимства
на DocuWare е приспособимостта му към нуждите на различни по вид и размер организации. При необходимост, нашите специалисти
ще ви помогнат да намерите най-точното решение за вашата компания, като направят aнализ на работните процеси и идентифицират
основните фактори, които пречат на ефективната ви работа.

Кои са ББР

Българската банка за развитие е създадена през 1999. ББР е сред българските банки с най-висок кредитен рейтинг: BBB с положителна перспектива от международната рейтингова агенция Fitch.

Дъщерните й дружества, съставляващи Групата на ББР, включват Националният гаранционен фонд, микрофинансиращата институция ДЖОБС, фондът за капиталови инвестиции, и дружествата ББР Лизинг и ББР Факторинг. 99,9% от ББР са собственост на българската държава.

Основни дейности:

  • Подпомагане на правителствената икономическа политика
  • Подкрепа за малки и средни предприятия, микро и стартиращи предприятия чрез кредити и гаранционни портфейли
  • Предоставяне на микрокредитиране, микролизинг и портфейли гаранции чрез дъщерните дружества
  • Инвестиции в ключови за българската икономика сектори

bbr.bg

Специфични предизвикателства и проблемни звена

В продължение на дълги години ББР работи успешно и ефективно, но разширяването на дейността й, трупащата се документация и изоставането от глобалния технологичен напредък започват да създават все повече затруднения след 2015.

Сред основните предизвикателства пред дейността на банката е липсата на единна система за архивиране и бекъп на всички бази с данни и файлови структури: входящата и изходящата поща се обработват в две системи, като съществува и отделна система за електронните досиета. Освен всичко, с годините боравенето с все по-голям обем документация става все по-трудно - откриването на специфични документи става по-голямо предизвикателство. Поради спецификата на банковия сектор, документите имат нужда от одобрението на няколко ръководители, съответно процесът по одобрение на всеки документ отнема половин до един ден.

Предизвикателства

  • Йерархична организационна структура
  • Много нива на одобрение на документ
  • Ежедневно повтарящи се дейности
  • Връзка между входяща/изходяща кореспонденция
  • Миграция на данни от съществуващи системи

Проблемни звена

  • Много ръчна работа при съхраняване, класиране и търсене на документи
  • Отделен човек за разпространение на документи между отделите на ББР
  • Съхраняване на копия на оригинала при всеки получен подпис
  • Използване на деловодна система само като статичен архив
  • Риск от забавяния и пропускане на срокове

Основни цели

Първите крачки към пълната дигитализация на документацията са направени през 2017, когато служителите и цялата техническа база на ББР трябва да бъдат преместени в нова сграда. Сред основните цели, които си поставят ББР, са преодоляването на бавната ръчна работа по класиране и впоследствие търсене на документите, унифициране на картотекирането. Важно е и получаване на значително по-бързо одобрение, без това да компрометира събирането на всички необходими за легитимността подписи.

Работата по имплементирането на софтуерно решение е поверена на Немечек България, дългогодишен партньор на DocuWare с изградена експертиза в сферата на дигиталната трансформация. Експерти от Немечек България изготвят бизнес анализа на всички процеси в банката, като за всеки процес е подготвена документация с блоксхеми и е предвидена възможност той да премине в дигитална среда.

  • цялата информация да бъде събрана на едно място, с единна картотека на входящите документи
  • да има възможност за създаване на задачи по различните документи
  • документите да бъдат придвижвани и одобрявани бързо

Резултати

След имплементирането на DocuWare, одобрението на дигитализирани документи се осъществява в рамките на 15-20 минути. Хора на ръководни длъжности в ББР споделят, че софтуерното решение е подобрило проследимостта и историята на всеки документ. Те подчертават, че DocuWare предоставя достатъчно гъвкава и лесна за поддръжка система, позволяваща въвеждане на параметри за нови задачи или промяна на вече съществуващи. Това е особено важно за банковите служители и ръководители, тъй като често в кредитните институции се правят вътрешни промени на одобрението на даден процес или достъпа до него. DocuWare позволява безпроблемното пренасочване на документите. Системата улеснява търсенето, тъй като е гъвкава по отношение на метаданните и поддържането им.

  • изградена единна система за архивиране и бекъп на всички бази с данни и файлови структури
  • намаляване на риска от забавяне/забравяне/загуба на документи
  • намаляване в пъти на принтирането и копирането на документи
  • проследимост на всички процеси и документи
  • висока информационна сигурност
  • одобрение на документ в рамките на 15-20 минути
  • подобрена е проследимостта и историята на всеки документ

Резултати

След имплементирането на DocuWare, одобрението на дигитализирани документи се осъществява в рамките на 15-20 минути. Хора на ръководни длъжности в ББР споделят, че софтуерното решение е подобрило проследимостта и историята на всеки документ. Те подчертават, че DocuWare предоставя достатъчно гъвкава и лесна за поддръжка система, позволяваща въвеждане на параметри за нови задачи или промяна на вече съществуващи. Това е особено важно за банковите служители и ръководители, тъй като често в кредитните институции се правят вътрешни промени на одобрението на даден процес или достъпа до него. DocuWare позволява безпроблемното пренасочване на документите. Системата улеснява търсенето, тъй като е гъвкава по отношение на метаданните и поддържането им.

  • изградена единна система за архивиране и бекъп на всички бази с данни и файлови структури
  • намаляване на риска от забавяне/забравяне/загуба на документи
  • намаляване в пъти на принтирането и копирането на документи
  • проследимост на всички процеси и документи
  • висока информационна сигурност
  • одобрение на документ в рамките на 15-20 минути
  • подобрена е проследимостта и историята на всеки документ

Заключение

Успешното имплементиране на DocuWare значително подобрява работата на ББР, като през 2019 софтуерното решение се използва от всички дъщерни дружества на Българска Банка за Развитие, работещи по собствени правила и процедури.

"Голяма част от колегите, които свикнаха да работят с DocuWare, сами дават предложения да се добавят още процеси."

Веселина Младенова, началник отдел "Поддръжка и развитие на информационни системи"