преди 7 месеца

5 начина да спестите време чрез дигитално управление на документи

Бизнес логиката повелява да се възползвате от всяка възможност за повишаване на ефективността и продуктивността във вашата компания. Особено когато тези възможности са приложими в голям спектър от дейности и не се ограничават до един отдел или екип.

Дигиталното управление на документи и процеси носи огромен потенциал за подобряване на ефективността. А интеграцията на специализираните системи с останалата IT инфраструктура увеличава възможностите да спестите време и да оптимизирате разходите в рамките на цялата компания.

Представяме ви 5 начина да подобрите ефективността на работния процес, така че вашите служители да се съсредоточат върху най-важните си задачи:

1. Търсене на документи

Според изследване на International Data Corporation (IDC), средностатистическият служител губи 3,5 часа седмично в издирване на документи, които често дори не открива. Благодарение на дигитализацията, подобно търсене отнема секунди. Можете да забравите за изгубените или труднооткриваеми документи, особено ако избраната от вас система позволява автоматично индексиране.

2. Оптимизиране на бизнес процеси

Независимо дали чакате одобрение на фактура, преглеждате информация на кандидати за работа или подготвяте документация за одит, съвместната работа играе важна роля в тези процеси. Нужна е надеждна система, чрез която да придвижите документа за единично или многоетапно одобрение. Според анализатори от IDC, средностатистическият служител губи 4,3 часа седмично в придвижването и чакането на тези одобрения. Чрез дигиталното управление на документи и автоматизирането на работните процеси това време може да бъде съкратено чувствително, защото управляващите процеса винаги могат да видят къде е забавянето и да предприемат нужните стъпки.

3. Автоматизиране на работни процеси

Разнасянето на хартиени документи между различните отдели отнема време и създава възможности за грешки. Дигитализираният работен процес позволява прилагането на бизнес правила и неговото автоматизиране. Например, можете да създадете правило всяка фактура, надвишаваща 1,000 лева, да бъде автоматично пратена на високостоящ служител. А фактурите на по-ниска стойност да достигат до друг служител за одобрение. В резултат ще бъдат допускани по-малко грешки, ще има по-голяма прозрачност на процесите и по-голяма ефективност.

4. Съкращаване времето за рутинни задачи

Много бизнес процеси изискват изпълнението на повтаряеми, монотонни задачи и ръчно въвеждане на информацията. При работата със специализирана система, информацията може да бъде споделяна между софтуера за дигитално управление и ERP/счетоводната системата, како така се елиминира дублирането на информация. Въвеждането и откриването на документи става за секунди. Това означава, че на запитванията на клиенти и партньори може да бъде отговорено мигновено. Събирането на нужните за одити документи, което преди е отнемало дни, може да бъде завършено в рамките на няколко часа, намалявайки значително стреса от подготовката. В резултат от намаляване на административната тежест, служителите на фирмата ви ще имат повече време за истински важната работа.

5. Подобряване съвместната работа между отделите

Интегрирането на всички видове документи, включително имейлите и сканираните хартиени такива, дава възможност служителите с лекота да работят заедно над проекти или да споделят информация помежду си. Ако работите в строителна компания, например, може да ви се наложи да използвате документ в Word, чертеж в CAD и таблица в Excel. Преди време беше необходимо да разпечатате тези документи, да ги окомплектовате и да ги изпратите на вашия клиент. Сега специализираните системи за дигитално управление на информация и процеси дават възможността всеки да разгледа документите (чертежите в CAD, например), дори да няма инсталирана самата програма.

Това са само някои от начините, по които дигитализирането на бизнес процесите ще помогнат на вашия екип да спести ценно време. Системите за дигитално управление на документи правят по-лесно и тяхното възстановяване след технически срив, предоставят и нужната за финансови одити информация, подпомагат гарантиране на съответствието със законовите изисквания и регулации. И тъй като управлението на документи е най-ефективно, когато е интегрирано в рамките на цялата фирма заедно с цялата IT инфраструктура, потенциалните ползи са за всички отдели и служители във фирмата.