преди 9 месеца

Дигитално управление и обработка на фактури – откъде да започнем

Когато обмисляте на кое софтуерно решение да се доверите, за да автоматизирате процеса по обработка на фактури, възникват редица въпроси. В този блог пост сме описали най-важните елементи, с които да се запознаете, за да вземете информирано решение и да изберете правилния софтуер за вашата компания.

Какви възможности трябва да предлага софтуерът?

Решението трябва да притежава следните ключови функционалности:

  • Индексиране на фактури от скенер, мултифункционално устройство, имейл или директно с drag-n-drop от вашия десктоп
  • Валидиране на фактури, основано на вашите бизнес процеси и правила
  • Преглед на фактури и насочване за одобрение
  • Одобрение на фактурите от оторизирани служители в компанията
  • Възможност за експортиране на информация, която впоследствие да бъде използвана в счетоводния софтуер
  • Мобилен достъп, за да могат оторизираните служители да одобряват фактури на всяко устройство, по всяко време
  • Безпроблемна интеграция с други системи, която да включва интеграция с имейл клиент, CRM, ERP, HR системи и други софтуерни решения, които използвате в компанията

Безпроблемна обработка на фактури

Когато обработката на фактури е напълно автоматизирана, всяка стъпка е ясно дефинирана (от индексирането на документа до одобрението и архивирането), което намалява възможността от допускане на грешки.

Някои задължителни изисквания при избора на подходящо софтуерно решение включват – автоматично задвижване на процеса по обработка на фактури, гарантиране точното изпълнение на процеса в съответствие с вашите бизнес правила, създаване дубликати на документите, автоматична проверка за наличие на задължителна информация, възможност за бързо и лесно въвеждане на данни за нови доставчици. Софтуерът трябва също така да се интегрира директно с вашата счетоводна или ERP система, за да елиминира възможността за дублиране на информация и грешки при ръчно въвеждане.

Ползите от използването на такъв софтуер са много. С такава автоматизирана система, хората във вашето счетоводство могат да:

  • Индексират фактури с помощта на изкуствен интелект. DocuWare Intelligent Indexing е функционалност за машинно самообучение, която автоматично разпознава и извлича индексна информация от всяка фактура и задвижва съответните процеси по обработка на документа. По този начин DocuWare Intelligent Indexing замества ръчното въвеждане на информация, което е времеемко и предполага допускането на грешки.
  • Автоматизират работните процеси чрез дигитално насочване на документи и данни за проверка и одобрение. Тази възможност съкращава времето за взимане на решение, когато такова е необходимо. Още по-полезна е възможността за пълна автоматизация, базирана на предварително зададени правила – ако документът отговаря на определени критерии, то той автоматично се одобрява от системата. Ясно дефинираните правила също така позволяват по-бързи решения в случай на появили се изключения, като междувременно осигуряват прозрачност през целия процес.
  • Лесно и сигурно съхраняват, архивират и намират дигитални документи. Всички фактури се съхраняват в сигурно и леснодостъпно хранилище, стриктно организирани на база на индексираната информация. По този начин счетоводителите могат по-лесно да отговорят на регулаторните изисквания, да събират и предоставят информация за одит или да анализират и подобрят работните процеси в даден отдел. Достъпът до тази информация е възможен навсякъде, по всяко време, от всяко устройство – включително мобилно.

Автоматизираните процеси са ключ към успеха

Дигитализацията ви помага да автоматизирате, проследявате и отчитате всеки счетоводен процес с лекота. Един добре организиран процес ви позволява да следите статуса на съответните документи във всеки един етап на обработката им.

Софтуерните решения могат автоматично да проверяват за дублиращи се фактури и дали доставчикът вече е въведен в системата. Ако не е, софтуерното решение може да започне автоматичен процес по регистриране на доставчика, като вградената възможност за верификация предпазва от фалшиви фактури и измамници.

Допълнително, те ви дават възможност да споделяте информация с всеки от вашия екип, който трябва да следи работния процес, а служителите могат да бъдат известявани за възложени им нови задачи чрез имейли. С един поглед всеки мениджър може да види кои стъпки по обработката са извършени и какво предстои да бъде направено.

Защитата на фирмената информация е от първостепенно значение за повечето организации. Този фактор е особено важен, когато документите биват съхранявани в дигитален архив. Високата сигурност и честото създаване на резервни копия (backups) не само гарантират възможността за възстановяване на информацията в случай на бедствие или авария, но те също така ограничават достъпа на неоторизирани служители и помагат за посрещане на законовите изисквания и регулации.

Позитивният ефект от автоматизацията

Total Environmental & Power Systems, Inc. (TEPS) е сред водещите телекоми в Калифорния и Невада, изграждащ и поддържащ клетъчна мрежа в целия регион. За всички в TEPS било ясно, че е крайно време да подобрят процеса по създаване и обработка на фактури и да го дигитализират. Формалният повод било желанието на голям техен клиент да получи електронни копия от хартиените фактури, за да може по-лесно да обработи разходите си. Нещо повече – 90% от фактурите, които TEPS получавали, били дигитални и просто нямало смисъл да продължават да ги принтират и да обработват хартиените копия.

След кратко проучване, TEPS решили да внедрят DocuWare Cloud в техния счетоводен отдел. Резултатите не закъснели. Компанията постигнала много по-добро обслужване на клиентите си, тъй като вече можели бързо да изпращат по имейл изискваните от тях фактури.  Допълнително, благодарение на новата система TEPS спестили и много време – 20 работни часа месечно, които иначе отивали в проследяване на фактурите и чакане за одобрение. С въвеждането на DocuWare, служителите получили възможност да преглеждат и одобряват фактури от мобилните си устройства, което направило счетоводния процес далеч по-ефективен.

„Открихме, че много от хартиените ни фактури бяха неправилно номерирани. Благодарение на DocuWare Cloud, в момента мениджърите ни с лекота могат да прегледат всяка фактура и да се уверят, че всичко с нея е наред. Ако номерът е сгрешен, одобряващият просто ни оставя коментар в системата, за да го оправим“, разказва Pam Souza от Total Environmental & Power Systems, Inc. „Важно е да попълваме нашите разходи в правилния документ и с радост мога да заявя, че увеличихме точността на действията си с цели 90%.“

Имате интерес да научите как DocuWare може да посрещне вашите конкретни нужди? Не се колебайте да се свържете с нас!